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信息的發展現狀驅使各單位必須實行辦公自動化:

信息的膨脹:隨著企業規模擴大和與外界交流的增長,大多數企業所處理的信息量正在迅速膨脹,平均每12-18個月就會擴展一倍,這種幾何級數的增長速度的確使得很多人員感到無所適從,而市場競爭的殘酷性卻要求企業對信息的處理更快捷。

信息的孤島:隨著企業采用各種相互獨立的網絡系統、應用系統,在部分提高了效率的同時,這些系統的相互獨立性也為企業的整體管理設置了障礙,它們缺乏一個統一的界面,沒有相互連接的信息渠道,數據通常都被封存在企業的不同數據庫、主機、文件服務器上,只有少數有特許訪問權的用戶能看到這些數據,各部門信息不統一,很多是重復數據。

信息的非結構化:對大多數企業來說,結構化數據只占到企業全部信息與知識的10%左右,其他的90%都是數據庫難以存取到的非結構化數據。而對于企業決策者來說,往往一個備忘錄、一封郵件等這些"死角"里會隱藏了非常重要的信息資源。

信息的安全性:數據是企業的血脈,信息對企業起著舉足輕重的作用,如果信息被丟失或者被竊取將造成災難性后果。企業數據零散存放,不便于集中管理,造成信息的安全性受到嚴峻的考驗。
信息的非個性化:董事會、企業領導、企業員工、客戶、供應商、合作伙伴等等,這些都是企業信息的提供者和需求者,因他們在企業中擔任的角色不一樣,其所關注的角度和重點也是不一樣的,這種"個性化"體現在各個方面,如:內容(一般的知曉/情報)、頻率(例外/定期/持續)、結構(同類文件/各種來源的文件)、安全(加密/公開)、存。▊人/團隊/公司)、集成(內部/集成/外部)等等。而現在的企業信息化系統往往是"千人一面",只實現了"如果你肯找,最終反正能找到"的這樣一種被動式、大眾化的信息提供方式,而沒有實現個性化的信息存取。

信息利用不高:信息來源還是傾向于傳統方式,運作模式猶如"大海撈針"般的盲目;沒有系統化、完整化、智能化地利用好信息和再次利用信息;沒有真正將信息完全整合并儲存起來,而是散亂不堪;無法將信息進行跟蹤保護和掌握運用

落后的信息化管理水平帶來的結果:管理落后、整體效率低下、工作運轉不暢、信息流通不暢、應變力差、組織空洞、缺乏協同作戰能力

以網絡為核心的辦公自動化軟件正好可以解決上述問題

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